Sur le marché de l’hygiène 3D, les contrats signés avec les syndics de copropriété sont de ceux qui sont les plus intéressants pour les entreprises. En effet, la réglementation est claire : une copropriété est dans l’obligation de vérifier la présence de nuisibles dans les endroits propices au développement de population de rongeurs. La loi indique cette obligation de prévention dans le but de limiter les invasions et les coûts engendrés pour leur traitement.

Si les propriétaires sont satisfaits de la prestation, ils deviendront des clients fidèles et, selon la taille de la copropriété, les contrats peuvent être très avantageux pour les sociétés de 3D.

C’est pourquoi il est important pour vous d’optimiser vos interventions de dératisation, désinsectisation et désinfection !

Afin de vous aider à remporter des contrats et les conserver, Organilog 3D vous donne toutes les clés pour des interventions réussies et des clients heureux !

Les contrats de dératisation en copropriété : comment ça marche ?

Si la loi n’impose aucune obligation à la souscription d’un contrat chez un prestataire 3D (se référer toutefois au règlement sanitaire départemental), il est néanmoins fortement conseillé pour les copropriétaires de s’y soumettre, ne serait-ce que pour prévenir des invasions de rats et nuisibles et éviter une facture salée dans le cas où cette prévention aurait été mal faite…

Pour signer un contrat avec un syndic de copropriété, les entreprises 3D doivent être agréées par la Chambre Syndicale des Industries. L’entreprise s’engage à fournir l’intégralité des informations nécessaires aux opérations, ainsi que tous les produits utilisés avec leur potentiel de toxicité.

Un contrat de dératisation précise les mesures mises en place pour éviter une infestation de nuisibles, ainsi que l’entretien des dispositifs employés. Les mesures à mettre en œuvre pour la prévention des invasions et proliférations sont votées par l’assemblée générale des copropriétaires de l’immeuble.

NB : les frais de dératisation d’une copropriété sont compris dans les charges d’entretien des locaux et parties communes (local à poubelles, cave, parking souterrain, etc.

Avoir ses stocks de produits approvisionnés pour éviter les reports d’interventions

Afin de satisfaire les syndicats de copropriétaires, mieux vaut honorer les interventions et avoir ses stocks bien approvisionnés ! Surtout lorsqu’il s’agit d’éléments aussi désagréables que des rongeurs ou des insectes…

Pour cela, Organilog 3D vous recommande de recourir à un logiciel de gestion des interventions 3D. Ce type d’outil vous accompagnera dans la gestion de votre activité professionnelle en vous proposant diverses fonctionnalités :

• planning, gestion du personnel et des absences, suivi du temps de travail, pointage
• devis et facturation, signature électronique
• gestion des contrats
• ticketing, SAV et maintenance
• gestion des stocks des produits en magasin
• etc.

Un tel logiciel vous aidera à avoir une vue claire de l’état de vos stocks, tout en vous alertant lorsqu’un seuil critique prédéfini est atteint. Avec cette solution numérique, vous pourrez notamment passer des commandes auprès de vos fournisseurs directement dans l’interface, et même à partir de vos devis !

Une bonne gestion de vos stocks est primordiale pour honorer vos interventions dans les copropriétés ! Des copropriétaires mécontents peuvent très facilement décider de changer d’entreprise 3D. Certaines copropriétés étant composées de plusieurs centaines de lots et de vastes parties communes, il serait vraiment dommage de perdre ce type de contrat à cause d’une rupture de stocks et d’interventions reportées !

Organiser son planning et ses équipes

Que ce soit pour de la désinfection d’une copropriété victime de punaises de lit par exemple, ou pour la désinsectisation de petites bêtes telles que des cafards, ou pour la présence de rongeurs, vos plannings doivent être clairs et ordonnés.

Vos équipes doivent pouvoir se repérer dans leur planning pour intervenir dans les copropriétés à traiter. Pour cela, rien ne vaut un bon logiciel pour optimiser vos plannings de dératisation !

Avec la vue “calendrier” vous savez exactement quels sont vos intervenants en mission et ceux qui sont libres pour des interventions en urgence. Vos dératiseurs ont sur eux, que ce soit sur tablette ou téléphone, leur emploi du temps avec l’ensemble des informations nécessaires : adresse, numéro de téléphone, codes d’accès, itinéraire GPS et détails des traitements commandés.

Pour des travaux d’entretien des espaces verts en prévention de la présence de rats, ou en cas d’infestation déjà existante, vos employés ont besoin de savoir précisément où ils mettent les pieds. C’est pourquoi ils ont également à leur disposition, directement dans le logiciel, les fiches d’intervention.

Tout comme votre gestion des stocks, les plannings de vos équipes doivent être clairs et fiables pour satisfaire votre clientèle. Avec un logiciel de planning comme Organilog, vous optimisez les emplois du temps pour maximiser les journées et ajouter des interventions le plus tôt possible. Vos collaborateurs sont notifiés en temps réel des modifications du planning (nouvelle adresse, nouveaux horaires, informations importantes, report et annulation).

Devis, facturation, gérer les tâches administratives d’une main de maître

Votre activité de désinsectisation de copropriété (et de dératisation / désinfection) comporte des tâches administratives et comptables nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise et participant à la satisfaction de vos clients copropriétaires.

Les devis et factures sont des supports qui reflètent l’image de votre entreprise. Visuels de votre marque, ils doivent être soignés avec une mise en page propre et professionnelle.

Au-delà de cet aspect “marketing”, les devis et factures doivent respecter la législation en vigueur avec les mentions légales obligatoires. Les erreurs ne sont pas permises dans ce type de contrat. C’est pourquoi il est recommandé d’utiliser un logiciel de facturation.

Le module de devis et facturation d’Organilog vous permet à la fois d’éditer des documents visuellement attrayants grâce à la personnalisation, et sans erreur possible grâce à l’automatisation. vous pouvez convertir un devis en facture en un seul clic et programmer des récurrences, mais aussi des relances dans le cas de retards de paiement.

Si vous êtes frileux à l’idée de souscrire un abonnement à un logiciel, vous pouvez néanmoins utiliser un modèle de devis déjà édité et éditable pour les besoins de votre entreprise.

Générer ses rapports d’intervention pour les copropriétés

Organilog facilite la génération des rapports d’interventions pour les techniciens missionnés dans les copropriétés. En effet, créer un rapport d’intervention est obligatoire afin de détailler le constat de l’invasion et les traitements à faire ou effectués.

Le rapport d’intervention permet aussi d’indiquer le bon d’émargement de chaque personne visitée dans la copropriété et de préciser les absents et les refus.

Se préparer aux pics de demandes d’hygiène 3D en copropriété

Les entreprises d’hygiène 3D peuvent connaître des pics de demandes au cours de l’année, mais aussi selon les secteurs.

Par exemple, les copropriétaires peuvent faire appel à des sociétés d’hygiène 3D lorsque l’été commence à arriver et que les essaims d’abeilles commencent à proliférer. Les syndics de copropriété peuvent aussi faire intervenir des dératiseurs plus souvent en hiver, période propice aux rats et souris.

Les zones urbaines sont des endroits particulièrement touchés par les rats et souris, ainsi que les punaises de lit.